Com canviar de gestoria i/o assessoria a principi d’any

T’estàs plantejant canviar de gestoria o assessoria fiscal/laboral a 2019? Pot semblar un procés tediós que desanima a qualsevol, t’expliquem com fer-ho sense que el teu projecte se’n ressenti.

El procés de canvi de gestoria o assessoria implica, no solament sol·licitar el canvi, sinó transferir tota la documentació de la nostra empresa i els tràmits, inclosa la informació sensible, de l’anterior a la nova gestoria. El fet que en el transcurs del canvi se’ns escapi alguna cosa rellevant acaba per generar desconfiança en el procés i en molts casos un prefereix “boig conegut que savi per conèixer”.

A més, el teu gestor actual sap moltes coses sobre tu i el teu negoci, i el temps i esforç que prendrà adquirir una bona comunicació amb la nova gestoria és també un motiu pel qual costa prendre la decisió de canviar.

La realitat és que si un es planteja el canvi de gestoria sol ser per un motiu de pes, i val la pena per tant dedicar un temps a valorar les diferents opcions i planejar molt bé les fases del traspàs, perquè sigui un procés el més còmode possible i no interfereixi en el ritme habitual del teu negoci.

Quins motius justifiquen un canvi de gestoria i / o assessoria?

Els motius pels quals es decideix un canvi de gestoria són molt variats i depenen de molts factors: de la mida del teu negoci, del nombre d’empleats, de la complexitat dels comptes, del servei que esperes obtenir en relació a la quota que pagues , etc.

En general, podem desglossar els motius en tres grans grups:

1.- FALTA DE PROFESSIONALITAT

Són totes aquelles faltes que fan que sentim que no estem treballant amb professionals actualitzats ni capaços d’oferir-nos l’atenció que necessita el nostre negoci, per exemple:

• No compleixen els terminis de presentació de tràmits o van molt justos i suposa un treball extra estar pendent
• Es prenen molt temps en la presentació dels números o en l’elaboració de les nòmines
• No faciliten les dades de l’empresa amb suficient transparència i rapidesa
• No atenen quan intento contactar amb ells, cal perseguir-los.
• No disposen de les dades o serveis digitalitzats, fet que suposa temps en desplaçaments i lentitud en procediments.
• No estan a l’dies sobre canvis legals, normatives, subvencions o bonificacions de les que em puc beneficiar
• Faltes greus com no presentar un tràmit, que comporten sancions directes al client.

2.- FALTA DE CONFIANÇA

Són aquells motius pels quals sentim que la gestoria no està implicada en el desenvolupament del nostre negoci, per exemple:

• No conèixer en persona al nostre gestor o no tenir bones sensacions amb aquesta persona.
• Haver perdut la confiança després de diversos errors de professionalitat
• Sensació d’intranquil·litat i d’haver de recordar-los coses o repassar la seva feina.
• No ofereixen un servei integral, de manera que he de assessorar-me també per altres vies
• Manca de proactivitat, no es preocupen per la meva negoci, es limiten a portar la gestió i els tràmits administratius

3.- MANQUES RELACIÓ SERVEI – PREU

Són aquells motius pels quals pensem que el servei no val el que paguem, per exemple:

• Pagar per serveis que no fem servir
• Quotes molt elevades en relació a la competència
• Augment de preu sense cap motiu o per serveis que no necessito
• Deficiències en el servei que no es compensen en la quota

Si t’has trobat en alguna o diverses d’aquestes situacions, és lògic que et planteges un canvi, ja que no hi ha res més incòmode que haver de delegar en algú a qui no confies. Per aquest motiu, et convidem a revisar quins aspectes has de tenir en compte a l’canviar-te de gestoria.

Quins criteris he de tenir en compte per canviar-me de gestoria o assessoria?

1. Ràpida atenció presencial i on-line
2. Gestió i assessorament personalitzat. Tenir una persona de referència i confiança a la qual dirigir-te, i saber que disposa d’un equip d’assessors especialistes en els seus camps.
3. experiència
4. Bones referències.
5. Informació transparent sobre els serveis inclosos i les tarifes, per escrit.
6. Servei integral: Gestors, advocats i economistes.
7. Eines de gestió on-line
8. proactivitat

Quan és el millor moment per canviar de gestoria i/o assessoria?

És bastant habitual plantejar-se un canvi de gestoria o assessoria fiscal / laboral en les dates en què estem, a final d’any, ja que és el millor moment per fer balanç de l’estat del nostre projecte i marcar els objectius per a l’any nou.

De fet, també és el millor moment per fer realitat el canvi, perquè ja s’ha presentat la documentació del trimestre, i això ajuda a que la transferència de dades entre gestories sigui més senzilla, els comptes de l’any següent les porti un mateix gestor des principi d’any i no es deixin tràmits per fer.

Ull! El canvi pots realitzar-lo en qualsevol època de l’any, si ho necessites, però és més senzill en èpoques on s’ha donat un tancament de tràmits i gestions, o quan comença un nou any fiscal, com al gener febrer i març, o al setembre.

El primer pas és avisar al teu actual gestoria de que vols canviar, i comprovar que no tens un compromís de permanència que figuri en el vostre actual contracte de prestació de serveis. És important que sàpigues que, tot i tenir un compromís de permanència, han de garantir-te el accés a totes les teves dades i tràmits, que són de la teva propietat i no de l’assessoria.

Un cop et donis d’alta a la nova gestoria, ells t’indicaran la informació que has de demanar al teu antiga assessoria, i si porten la comptabilitat al dia no ha de suposar un gran problema. Hi ha molts casos, fins i tot, que és la nova gestoria la que s’encarrega de realitzar tot el traspàs d’informació, si els ho autoritza el seu client.

És important, això sí, realitzar una reunió prèvia amb la nova assessoria per valorar tota la documentació que pugui ser necessària i recordar sobretot demanar els documents originals. Per exemple, si els hem cedit un certificat digital, haurem de sol·licitar que el exportin i destrueixin la seva còpia.

En l’àmbit d’assessoria laboral, no hem d’oblidar que cal també caldrà realitzar tràmits telemàtics: com fer el canvi de Autoritzat en XARXA, i canviar els avisos i notificacions telemàtiques de remitent.

Finalment, convé deixar per escrit les condicions de cessament en l’anterior i alta en la nova gestoria, així com les dates de compliment i les obligacions de les que s’han d’encarregar cadascuna en aquest procés de canvi.

Quins documents he de sol·licitar a l’antiga gestoria?

La documentació necessària variarà si ets un autònom, una empresa, i fins i tot variarà en funció de l’època de l’any en què facis el canvi. La teva nova gestoria, després d’una primera reunió, eleborará una llista personalitzada de la documentació que ha de proporcionar-te el teu antic proveïdor de serveis.

A grans trets, la informació més rellevant és, irremeiablement, la relacionada amb les activitats econòmiques:

DOCUMENTACIÓ MERCANTIL:

• Escriptures de constitució, poders, augments de capital i altres canvis estatutaris.
• Llibres oficials: Actes i Registre de Socis, Diari e Inventari i Comptes
• Contractes i escriptures: Compravenda de títols mobiliaris (participacions i accions) i immobiliaris (locals de negoci, habitatges i altres finques). Contractes de lloguer i dipòsits de fiances.
• Expedient de marques i patents.
• Llicències d’activitat.
• Documentació relativa al compliment de la Llei de Protecció de Dades.
• Documentació relativa a l’inscripció al Registre Mercantil dels dominis d’internet.
• Certificat digital

DOCUMENTACIÓ FISCAL:

• Identificació de la societat i dels seus administradors i representants:
• Targeta d’ identificació fiscal (C.I.F.)
• Número d’operador intracomunitari (si s’escau)
• D.N.I. dels administradors i representants.
• Declaracions esporàdiques:
  • Mod. 036 Declaració censal d’alta, baixa o variació de dades sobre les obligacions fiscals de la societat.
  • Impost sobre Activitats Econòmiques (I.A.E.) Altes i variacions.
• Declaracions periòdiques:
  • IVA (Mod.303, 349 i 390)
  • IRPF (Mod.111 i 190)
  • Retencions sobre lloguers (Mod 115 i 180)
  • Retencions sobre capital mobiliari (Mod.123 i 193)
  • Operacions superiors a 3.005,06€ (Mod. 347)
  • Impost sobre Societats (Mod. 200, 201, 202, 222 grups d’empreses)
  • Comptes Anuals registrades.

DOCUMENTACIÓ LABORAL:

Documentació dels administradors i/o representats:
Alta d’autònoms

Documentació de l’empresa:

• Obertura del codi de compte de cotització principal i posteriors.
• Comunicació d’obertura a la Generalitat.
• Document d’inscripció a la Mútua d’accidents i anex amb l’opció de cobertura de la prestació econòmica d’IT derivada de contingències comunes.
• Assegurances socials: justificants de cotització TC1 i TC2.
• Documentació relativa al compliment de la Llei de Prevenció de Riscos Laborals.

Documentació dels treballadors:

• D.N.I. i contractes de treball, pròrrogues i modificacions de les condicions.
• Altes, baixes i variacions a la Seguretat Social.
• Nòmines, liquidacions i indemnitzacions.
• Comunicats de la situació familiar dels treballadors a efectes de les retencions a l’IRPF.

Recordem a més que, segons l’Agència Tributària, hem de conservar la informació comptable dels últims 5 anys, que també haurem de proporcionar a la nova gestoria si és el cas.

A Sant Cugat Consulting t’ajudem a tramitar el canvi de gestoria i assessoria de la forma més senzilla, perquè no afecti el ritme habitual del teu negoci o projecte. Consulta’ns i et farem una proposta de canvi i un pressupost personalitzat, o vine a conèixer-nos!