Pot Hisenda accedir a la informació dels meus ordinadors ?

Hisenda ja ha anunciat que intensificarà les inspeccions a les seus físiques on es desenvolupi l’activitat dels contribuents , amb la finalitat, entre altres , d’accedir al contingut dels seus ordinadors .

En efecte, el Pla de Control Tributari per al 2014 , recentment aprovat , preveu com a prioritat en la lluita contra el frau l’augment d’inspeccions fiscals ” per sorpresa “ a les empreses per tenir accés a la seva comptabilitat i a la informació que puguin contenir els seus ordinadors .

Com és lògic , la fi que persegueix Hisenda amb aquestes actuacions és poder recaptar la informació amb transcendència tributària a la qual probablement no tindria accés sense comptar amb el factor sorpresa que li proporciona la visita física sense previ avís en el local on el contribuent exerceix la activitat .

La veritat és que en la majoria dels casos les empreses compleixen correctament amb les seves obligacions fiscals i , tot i que igualment es poden veure afectades per aquestes inspeccions “in situ “, moltes vegades es disposa en els ordinadors d’informació el contingut de la qual no té transcendència tributària i no es desitja compartir amb ningú .

En aquest sentit és important saber que tant la documentació física com la informació que contenen els ordinadors de la seva empresa compten amb un grau major de protecció depenent del lloc on es trobin ubicats dins de l’empresa.

Així , quan els ordinadors estan situats en zones obertes al públic ( exemple : recepció) o en llocs on es desenvolupa activitat comercial ( exemple : magatzem ) , els inspectors poden accedir-hi amb una simple autorització escrita del delegat o del director del departament ( seus superiors ) , cosa que normalment solen portar en la visita que efectuen . Només amb l’absència d’aquesta autorització se’ls podria negar l’accés.

En canvi si la documentació o els ordinadors es troben ubicats en dependències reservades per dur a terme la direcció o gestió de la companyia ( sense intromissions alienes ) o zones específiques per conservar la documentació del dia a dia , no serà suficient amb l’autorització esmentada anteriorment . En aquests casos , l’accés dels inspectors ha de ser autoritzat per ordre judicial . I això és degut a que els tribunals reconeixen a aquestes zones de l’empresa la mateixa protecció que a un domicili particular .

Per aquest motiu , és MOLT IMPORTANT que als clients se’ls informi:

1r . – Que si volen protegir al màxim la informació de la seva empresa i restringir l’accés davant d’una possible visita de la Inspecció sense la corresponent ordre judicial , cal recomanar-los que situïn la documentació i els equips informàtics en zones destinades a l’adreça que estiguin perfectament separades i delimitades de la resta de les dependències , amb la deguda senyalització identificativa ( exemple: ” Direcció ” ) .

2n . – Si malgrat totes aquestes cauteles arriba la visita de l’Inspector sense la pertinent ordre judicial i accedeix a la informació ubicada a les zones reservades , cal advertir als clients que deixin constància a la diligència que no consent aquest accés . D’aquesta manera , qualsevol liquidació o sanció que resulti de la comprovació dels inspectors podrà sol · licitar als tribunals que sigui anul·lada en haver obtingut de forma irregular . Si no es manifesta en diligència l’oposició o disconformitat , els tribunals poden entendre que l’accés a una zona restringida ha estat consentit lliurement i la informació recollida per Hisenda ha estat obtinguda de manera legal .

Aquesta circular conté informació de caràcter general, sense que constitueixi opinió professional ni assessoria jurídica i fiscal. Per a qualsevol consulta contacti amb nosaltres a la següent adreça: scc@santcugatconsulting.com.